Hybridmöten - bra att tänka på

Det viktigaste att tänka på när du ska ordna ett hybridmöte är att alla deltagare ska kunna delta på lika villkor. En bra regel är att tänka att alla deltagare ska kunna se, synas, höra och höras. På så sätt skapar du ett jämlikt och inkluderande möte.
‍

Här har vi samlat några tips för dig som ska anordna ett hybridmöte:

• Förbered dig. Gör gärna ett detaljerat körschema. Tänk igenom innan vad du ska göra och vilka utmaningar det kan innebära. Kanske behöver du till exempel skicka ut material innan. Tänk på att ju större mötet är, desto mer förberedd och strukturerad behöver du vara.
  
• När du gör ditt körschema, tänk på att saker, exempelvis förflyttningar, tar olika lång tid i det fysiska och i det digitala rummet.
  
• Testa tekniken innan mötet.
  
• Testa även dina metoder innan mötet. Tänk igenom varje metod och fundera över hur de olika momenten kommer att fungera i det digitala respektive det fysiska rummet. Många metoder går att göra digifysiska med enbart små förändringar. Alla metod fungerar dock inte riktigt lika bra, eller på samma sätt, på båda platserna. Tänk därför på att dina justeringar kan medföra att metodens syfte förändras något. En fyra-hörn-övning till exempel, som är tänkt att göras i det fysiska rummet, går utmärkt att justera så att den passar i ett digitalt möte genom att använda omröstningar istället för att deltagarna ska placera sig i rummet. Du bibehåller då möjligheten att värdera en fråga, men deltagarna går miste om möjligheten att resa sig upp och röra på sig.
  
• Det kan vara bra att vara två mötesvärdar i det fysiska rummet, en som ansvarar för det som händer i det fysiska rummet, och en som fokuserar på deltagarna i det digitala rummet. Den digitala mötesvärden kan även agera 'brygga' mellan det fysiska och det digitala rummet och ansvara för tekniken. Vid större möten kan det behövas ytterligare personer som delar på dessa roller.
  
• Om någon presentatör vill använda sin egen dator för en presentation kan den digitala värden ha samma powerpoint i en annan dator och dela skärm i det digitala rummet.
  
• Om ni är flera som ska föredra under mötet kan det vara en bra idé att lägga allas presentationer på rad i ett gemensamt dokument. På så vis undviker ni att efter varje talare behöva leta efter dokument i datorn eller på olika usb-stickor.  
  
• Tänk på att ha en bra lösning för alla i mötet. Om du till exempel ska dela ut material eller andra dokument under mötets gång, behöver dessa finnas både i fysiskt och digitalt format.
  
• Dela enbart din presentation när den behövs. Det är lättare att vara engagerad och närvarande framför en rörlig bild. En rubrikbild behöver oftast bara synas i 15-20 sekunder. Om din bild innehåller mycket information, låt den synas medan ni pratar om innehållet men avsluta sedan skärmdelningen.
  
• Rikta kameran mot personen som föredrar.
  
• Säkerställ att alla som är med på mötet syns för varandra, oavsett om de deltar fysiskt eller digitalt. Om det är möjligt, rikta kameran så att alla som deltar fysiskt syns tydligt. Det är mycket trevligare att se ansikten än en grupp på avstånd.