Checklista för digitala årsmöten

Inför årsmötet

Bekräftelsen

Gör enkla instruktioner om Zoom (eller annat videoverktyg) samt enkla tips om vad man behöver tänka på för att mötet ska bli så problemfritt som möjligt vad gäller tekniken.

Årsmöteshandlingarna

Samla alla årsmöteshandlingar i kronologisk ordning i ett dokument. Ett dokument istället för flera underlättar för alla.

Coacha innan

Coacha presidiet och styrelsen inför årsmötet. Lyft bland annat följande:  

Uppkoppling  

Fast uppkoppling med sladd är att föredra framför trådlöst nätverk.

Mötesordföranden

Oavsett hur årsmötet genomförs, fysiskt eller digitalt, är mötesordförandens roll väldigt viktig. För många ombud, och även för mötesordföranden själv, kanske det är första gången de deltar i ett digitalt årsmöte. Gå därför tillsammans med ordföranden igenom genomförandet noggrant ett par dagar innan mötet. Ett förslag är att upprätta ett körschema utifrån dagordningen där alla medverkande med respektive ansvarsområden finns uppsatta samt klockslag för de olika punkterna.

Genrep

Genomför ett genrep med alla som har en roll och uppgift under årsmötet. Syftet är att presentera er för varandra, gå igenom vilka funktioner i videoverktyget som är relevanta att känna till och gå igenom körschemat (se ovan). I körschemat ska det vara tydligt vilka roller och ansvar alla har under årsmötet.

Under årsmötet    

Powerpoint

Lägg upp en Powerpoint-bild där det står ”Välkommen till årsmötet! Vi startar kl 15.30”. Det välkomnar dem som loggar in i god tid innan mötet.

Videoverktyget

Instruera alla deltagare på årsmötet vilka funktioner i videoverktyget som kommer att vara relevanta att ha koll på under årsmötet. Det kan till exempel vara mikrofonen och chatten.

Mötessekreteraren  

Tilldela inte mötessekreteraren någon annan uppgift än att skriva protokoll under årsmötet.

Presidiet, förtroendevalda och revisorn  

Alla som har en uppgift under mötet bör ha ett bra headset, kamera och bra uppkoppling. Det får inte vara några tveksamheter, när mötet startar, kring vem som ska göra vad. De som ska presentera till exempel verksamhetsberättelsen, revisionsberättelsen, personvalen etc. bör vara medvetna om sina uppdrag.  

Namn  

Alla ombud bör skriva in sitt namn och sin förening när det loggar in. Vi förslår även att de skriver in om de är ombud eller ej. Till exempel: Ombud Kalle Karlsson KFUM Bromma. Detta för att det ska bli lättare för presidiet att se vilka som är ombud. I Zoom gör du så här för att ändra namnet om ombudet redan har loggat in: Klicka på de tre punkterna på din egen kamerabild och ändra namnet genom att klicka på ”Rename”.

Ett tips är att skriva instruktionen om namnändring på power pointen/skylten (ovan) så kan alla göra det på egen hand innan årsmötet börjar.  

Incheckning och utcheckning

Beroende på gruppens storlek kan ni ha en kort in- och utcheckning så att alla får känna sig sedda och säga något tidigt i mötet (detta ökar känslan av delaktighet). En incheckning är också ett bra sätt att kontrollera att tekniken fungerar för alla.

Röstningsförfarandet

Förklara noggrant hur röstningen kommer gå till, helst i början av mötet. Var Var extra tydlig när det kommer till röstningsförfarandet, det är viktigt att alla ombud förstår tillvägagångssättet.  

Ha alltid strategier klara för hur ni ska behandla en öppen eller sluten omröstning. Vid sluten omröstning finns det olika digitala verktyg att ta hjälp av. För att inte bli stressade när ni förbereder omröstningen kan ni ajournera mötet ett par minuter.      

Röstningen kan gå till på olika sätt. Anpassa röstningsförfarandet till gruppens storlek.

Här kommer några förslag:  

• Rösta genom att sätta upp tummen framför kameran, slå på mikrofonen och säga ja. Om det blir votering får rösträknarna räkna tummarna på skärmen.
• Om ni använder Zoom använd funktionen ”Reactions” i nedre listen, och använd "Raise hand" eller ”ja” (grön bock) vid varje beslut. Funktionen fungerar även för den som inte har en kamera. När röstningen är klar kan den som är host/värd för mötet ta bort alla ”händer”/”ja”. Både host och co-host kan ta bort alla deltagares reaktioner. En deltagare kan bara ta bort sin egen reaktion.
• Vid sluten omröstning kan ni till exempel använda ett Google-formulär eller något annat verktyg för att göra röstningen anonym. Från Google Formulär delar ni sedan en länk i ”chatten” till alla ombud, en och en, som de klickar på och svarar ja om de vill rösta ja. Vid årsmöten med ganska få ombud kan det räcka att ombuden skriver sitt ”ja” i chatten direkt till mötesordföranden.

Pauser

Lägg gärna in en paus mitt i mötet eftersom alla kan behöva röra lite på sig. I pausen kan deltagarna välja att stänga av sina mikrofoner. Ni kan också välja att göra en energizer i form av en rörelse, till exempel Följa John, raketen eller något annat. Här hittar du förslag på energizers.

‍

Lycka till!