Skapa bra digitala möten

Tips kring tekniken

Rätt tjänst för digitala videomöten

Se till att ni använder ett bra videokonferens-system som fungerar för den typ av möte ni ska ha. Det kan handla om gruppstorlek eller syftet med mötet. Fundera på vilka funktioner ni behöver. Har ni behov av att kunna dela in er i mindre diskussionsgrupper, spela in mötet, dela skärm eller annat specifikt?

Se våra guider här!

Egen dator eller smartphone

Det är bäst om alla som deltar på mötet sitter med en egen uppkoppling och vid en egen dator eller telefon/padda. Det fungerar att sitta flera vid samma dator/telefon men ljud och bild blir ofta sämre.

Ljudteknik

Bra ljud är viktigare än bild och det enklaste sättet att få bra ljud är att använda ett headset. Stäng också vid behov av mikrofonen när du inte pratar.

Rummet och ljuset

Fundera på hur ljuset är i lokalen där du befinner dig. Att sitta med ett fönster eller stark lampa bakom ryggen ger motljus och gör troligtvis att ditt ansikte blir underexponerat. De andra deltagarna ser då bara en svart siluett av dig. Kontrollera bilden från din kamera i datorn eller surfplattan innan mötet startar.

Har du en bärbar dator eller en kamera som är lägre i höjdled än ditt huvud? Palla upp den med några böcker så att kameran hamnar i jämnhöjd!

Använd rätt rum. Se till att försöka leta upp ett tyst och gärna lite dämpat rum. Ett litet rum med textilier är bättre än en karg korridor.

Närvaro

Var närvarande. Bra möten kräver allas närvaro. Detta gäller även på nätet. Stäng dörrar, be kollegor vänta tills efter mötet, stäng ned mejlprogrammet och skruva ned ljudet på mobilen.

Uppkoppling

Använd den bästa tillgängliga uppkopplingen. Om du är på en plats där du kan välja mellan att koppla upp dig via Wifi eller en fast uppkoppling med en nätverkskabel så välj helst den fasta uppkopplingen. Den är alltid stabilare och ofta snabbare. Ofta behöver du med en knapp på datorn stänga av Wifi för att datorn ska koppla upp via den fasta nätverkskabeln (när nätverkskabel är inkopplad).

Testa tekniken

Testa gärna tekniken med ovanstående råd i tankarna en stund innan mötet så undviker du eventuellt strul under själva mötet.

Tips kring upplägg och mötesteknik

Teknikkoll

Bjud gärna in till en teknikkoll vid något tillfälle innan mötet så att de deltagare som känner sig osäkra kan koppla upp sig och kolla sin teknik. Det skapar trygghet inför mötet.

För- och efterhäng

Förhäng: Öppna mötet en stund innan och uppmuntra deltagarna att logga in en stund innan angiven starttid. Då ges möjlighet både till informellt samtal och till att kolla så att tekniken fungerar.

Efterhäng: Häng gärna kvar en stund efter avslutat möte för att ge möjlighet till eftersnack och att ställa de frågor som kanske återstår.

Incheckning

Det är lika viktigt i det digitala rummet som i det fysiska att skapa delaktighet och känsla av gemenskap. Inled därför gärna mötet med en incheckning där ni går laget runt. Då får ni även möjlighet att testa tekniken så att ni vet att det fungerar för alla.

En incheckning innebär att ni gör en runda där alla deltagare får svara på någon fråga som är aktuell, kanske det som snurrar i huvudet just nu. Exempel på frågor kan vara:

• Läget just nu
• Det jag ser fram emot med mötet
• Min känsla just nu
  

Syftet är att skapa mer fokus och närvaro på mötet. Syftet är också att alla ska få säga något tidigt i mötet vilket ökar sannolikheten för ett aktivt deltagande.

Utcheckning

Ni kan avsluta mötet med en utcheckning där ni gör en ny runda. Syftet med utcheckningen är att summera mötet. Exempel på frågor kan vara:

• Vad tyckte jag om mötet?
• Vad jag tar med mig från mötet
• Min känsla just nu
  

Agenda

Se till att ha en tydlig agenda för mötet. Det är bra om agendan har skickats ut i god tid innan mötet så att deltagarna har möjlighet att förbereda sig.

Spelregler

Var tydlig med spelregler för mötet. Det kan till exempel handla om hur ni gör för att begära ordet, hur ni använder chatten etc. Låt även deltagarna komma med förslag på spelregler. Det handlar om vad vi ni behöver tänka på för att det ska bli så bra som möjligt för alla.

Pauser och energizers

Om mötet är långt se till att ta pauser regelbundet. Använd gärna en energizer för att skapa energi i gruppen.

Energizers är korta övningar med rörelse för att skapa energi. Olika energizers passar i olika grupper. Är ni en mindre grupp kan ni till exempel göra en övning där ni skickar ett inbillat föremål mellan er genom att ropa varandras namn och samtidigt låtsas kasta och ta emot. Är ni en större grupp kan ni istället göra gemensamma rörelseövningar där ni sträcker på kroppen.

Här är några tips på energizers

Interaktivitet

Skapa interaktivitet och ge alla möjlighet att säga något genom att dela in i smågrupper eller använd rundor. Med verktyget Menti kan ni skapa olika slag av omröstningar. Jamboard och Padlet är exempel på digitala verktyg där gruppen kan skapa tillsammans och till exempel göra en brainstorming eller redovisa ett gruppsamtal.

Använd chatten som ett komplement för kommunikationen. Använd gärna olika tecken så som tumme upp eller ner för att tydliggöra kommunikationen. Räck upp handen när du vill säga något. Du kan behöva vara extra tydlig och förstärka ditt kroppsspråket för att få uppmärksamhet i videokonferensen.

Variation och olika sinnen

Skapa variation genom att använda olika digitala verktyg för att samarbeta och visualisera saker (till exempel Padlet, Jamboard eller Mentimeter ). Variera genom att fundera enskilt, prata i liten grupp och prata i stor grupp. Bryt gärna av mötet med en walk and talk. Då kan deltagarna dela in sig i par, ringa upp varandra, gå ut och promenera och samtidigt samtala kring någon fråga.

I verktygslådans kategori Pedagogik i det digitala rummet hittar du tips på olika digitala hjälpmedel för att få lite mer kreativitet och liv i mötet.