Digitala årsmöten – bra att känna till

Vad säger föreningens stadgar om hur årsmötet ska genomföras?

Om kravet för närvaro för ombud är formulerat som ”fysisk” närvaro så behöver det hanteras på något sätt. Här kan man exempelvis ta kontakt med föreningens förtroendevalda revisor och stämma av att man är överens om att tolkningen även kan innefatta digital närvaro.

Är era årsmöten livfulla?

Om era årsmöten brukar vara livfulla med åsiktsstarka ombud och mycket yrkanden är det bra att planera utifrån det scenariot. Ett årsmötesverktyg som VoteIT kan då vara lämpligt för att kunna ta hand om yrkanden med mera.

Ett årsmöte som genomförs med VoteIT är ett asynkront möte. Det betyder att alla deltagare i mötet inte alltid är inne på mötet samtidigt. Till skillnad från ett traditionellt årsmöte pågår det under en längre period och varje punkt får ta sin tid.

Meningen är att alla ombud ska ges tid att ta del av stämmohandlingar, ha möjlighet att påverka i samtal om punkterna, möjlighet att lägga motioner och till slut kunna rösta på varje punkt innan ordföranden vid en given tidpunkt förklarar röstningen avslutad. Punkterna på dagordningen är antingen pågående, kommande eller avslutade.

Läs mer på voteit.se.

Är era årsmöten lugna?

Om era årsmöten brukar vara lugna tillställningar där ni i huvudsak är överens om styrelsens och valberedningens lagda förslag, då kan ert möte genomföras med ett videomötessystem som exempelvis Zoom.

Ett årsmöte med hjälp av ett videomötessystem hålls likt ett traditionellt årsmöte vid en given tidpunkt och under en relativt given längd. Beroende på vilket system man använder finns det olika lösningar för att säkerställa att inga obehöriga kan komma in på mötet. Ett tips är att utse en person som rumsansvarig som sköter den tekniska supporten och bistår ordföranden med teknisk assistans under mötet.

En utmaning kan vara hur man säkerställer att den som vill ha ordet kan signalera det på ett tryggt sätt. I videomötessystemet Zoom finns funktioner för att räcka upp handen för att visa att man vill ha ordet. Det finns också en visuell funktion för röstning där ombuden klickar ”Yes” eller ”No” för att rösta i en fråga. Sluten omröstning är däremot svårare men går att lösa.

Hur många ombud och deltagare räknar ni med ska delta?

Ju fler som ska delta på årsmötet desto mer kraftfullt verktyg behövs. Videomötessystemet Zoom har inga begränsningar i antalet deltagare men det ställer högre krav på att ha personer som håller koll på att det tekniska fungerar. En rumsvärd som sköter chatten, svarar på tekniska frågor med mera är ett bra tips.

Årsmöteshandlingar

Försök att samla alla årsmöteshandlingar i ett dokument där de ligger i rätt ordning enligt förslaget på dagordning. Undvik bilagor så långt det går. Det kan vara svårt att helt undvika men med ett gemensamt dokument (eller så få som möjligt) blir det lättare för alla deltagare att följa med i mötet.